Manual módulo Centra eFactura

26 de febrero de 2025 11:47

Para activar una empresa en el facturador del módulo Central eFactura, es necesario que la empresa esté previamente creada en Ubyquo y crear las reglas de usuario adecuadas. Reglas de usuario

A continuación, se describen los pasos para dar de alta la empresa Quantyca Software Solutions SL en el facturador:

Acceso al Centro de Información

Acceder al Centro de Información
Iniciar sesión con un usuario contable (con permisos) o usuario administrador.
Dirigirse al módulo Central eFactura.
Seleccionar la opción Alta en el Facturador.

Activación de la Empresa

En la ventana de Alta en el Facturador, se mostrarán todas las empresas, tanto activas como desactivadas.
Para añadir una nueva empresa, hacer clic en los tres puntos ubicados a la derecha de su nombre.
Seleccionar en el desplegable Activar.
Este proceso se puede realizar con varias empresas a la vez, seleccionando varias.
Después de activarla, en la columna Activa se mostrará un icono verde de verificación.

Con estos pasos, la empresa quedará activada en el facturador.

Configuración de Datos Fiscales

Después de activar la empresa, procederemos con la configuración de los datos fiscales:

Acceder a Central eFactura y elegimos Facturador.
Seleccionar la Empresa y Ejercicio.
Completar los campos obligatorios marcados en rojo Datos empresa:
- CIF/NIF.
- Tipo de empresa (Persona Física o Jurídica).
- Nombre y apellidos o razón social.
- Dirección, código postal, ciudad y provincia.
- Persona de contacto y correo electrónico.
Configurar los parámetros fiscales Configuración fiscal:
- Indicar si la empresa emite facturas con retención.
- Fecha de inicio del ejercicio fiscal.
- Divisa de facturación.
- Impuestos aplicables (IVA 21%, IVA 10%, IRPF, recargo de equivalencia, etc.).

Configuración de Datos de Cobro

Informar al menos un dato de cobro (ejemplo: Recibo domiciliado a 30 y 60 días).
- Número de plazos.
- Días del primer plazo (ejemplo: 30 días).
- Días entre plazos (ejemplo: 30 días).
- Tipo de efecto (ejemplo: Recibo domiciliado).
- Marcar como cobro por defecto y guardar cambios.
Añadir una cuenta bancaria:

- Nombre del banco.
- IBAN (debe ser correcto para poder guardar los cambios).
- SWIFT: Cuentas internacionales.
- Marcar como cuenta por defecto.

Configuración de Email

Acceder a la opción de Email.
Indicar el asunto y el texto que aparecerá en el correo electrónico cuando se elija la opción Enviar por correo electrónico.
Guardar.

Configuración de Diseño

Subir el logo de la empresa que aparecerá en las facturas.

Opciones

Fechas, dirección de entrega, idioma y formato de factura electrónica:
- Mostrar fecha de operación, fecha de expedición o dirección de entrega.
- Configuración del idioma y moneda.
- Seleccionar el formato de factura electrónica deseado.
- Esta configuración solo se aplicara a la imagen de la factura.
Importación facturas, albaranes y artículos:
Información registral, cláusula protección de datos y texto informativo:
Guardar.

Creación de Clientes

Para crear clientes en el módulo Centra eFactura, puedes seguir estos pasos dependiendo de si quieres hacerlo de forma masiva o de uno en uno.

Pasos para crear clientes de forma masiva (Sage)

Acceder a la empresa: Entra en la empresa desde la que deseas subir los clientes, a través de la pestaña Documentos o Facturas.
Ir a Datos contables: En la parte superior, selecciona Datos contables del ejercicio.
Acceder a la pestaña Cliente/Proveedores: Dirígete a la pestaña Cliente/Proveedores.
Acceder a Central eFactura y elegimos Facturador.
Seleccionar la Empresa y Ejercicio.
Exportar al facturador: En la parte superior de la pestaña, haz clic en el icono de Exportar al facturador (símbolo de Excel). Si utilizas el conector de Sage, también se exportarán los artículos que existan.
Guardar el archivo Excel: Una vez exportado, guarda el archivo Excel en tu dispositivo.
Acceder al facturador: Selecciona la empresa correspondiente.
Importar los clientes:
- En el facturador, ve a la pestaña Clientes.
- En la parte derecha, selecciona Importar.
Confirmar la importación: Se te mostrará un resumen de los clientes a importar. Si todo está correcto, puedes proceder a hacer clic en Importar para cargar los clientes masivamente.
Descargar plantilla Excel (opcional): También puedes descargar una plantilla Excel desde la pestaña Clientes en el Facturador. Rellena la plantilla con la información de los clientes y luego importarla directamente.

Pasos para crear un cliente de uno en uno

Acceder a Central eFactura y elegimos Facturador.
Seleccionar la empresa y ejercicio:
Acceder a la pestaña Clientes.
Haz clic en el icono Nuevo Cliente para empezar el proceso.
Completar los datos del cliente:
- CIF/NIF: Introduce el número de identificación fiscal del cliente.
- Datos fiscales: Rellena los datos fiscales que correspondan al cliente.
- Dirección: Añade la dirección completa del cliente.
- Persona de contacto: Indica quién será la persona de contacto para el cliente.
- Impuestos: Configura los impuestos aplicables al cliente.
- Avanzado: Aquí puedes agregar información más detallada si es necesario.
  - Régimen fiscal: Selecciona el régimen fiscal adecuado para el cliente.
  - Operación: Si es necesario, configura el tipo de operación asociada.
- Forma de pago: Selecciona la forma de pago que el cliente utilizará (por ejemplo, transferencia bancaria, tarjeta, etc.).
  - Cuenta bancaria: Si la forma de pago es recibo domiciliado, es obligatorio añadir la cuenta bancaria del cliente.
Guardar o guardar y crear otro.

Pasos para crear clientes con plantilla

Acceder a Central eFactura y elegimos Facturador.
Seleccionar la Empresa y Ejercicio:
Desde la pestaña Clientes del Facturador, descargar la plantilla de Excel.

Rellenar la plantilla con los datos de los artículos.

Subir la plantilla al Facturador, lo que generará los artículos automáticamente.

Si utilizamos el ERP Sage, también podemos descargarlos directamente desde Ubyquo y luego importarlos al Facturador.

Creación de Artículos

Para crear artículos en el módulo Centra eFactura, puedes seguir estos pasos dependiendo de si quieres hacerlo de forma masiva o de uno en uno.

Pasos para crear artículos de forma masiva (Sage)

Acceder a la empresa: Entra en la empresa desde la que deseas subir los clientes, a través de la pestaña Documentos o Facturas.
Ir a Datos contables: En la parte superior, selecciona Datos contables del ejercicio.
Acceder a la pestaña Cliente/Proveedores: Dirígete a la pestaña Cliente/Proveedores.
Acceder a Central eFactura y elegimos Facturador.
Seleccionar la Empresa y Ejercicio.
Exportar al facturador: En la parte superior de la pestaña, haz clic en el icono de Exportar al facturador (símbolo de Excel). Si utilizas el conector de Sage, también se exportarán los artículos que existan.
Guardar el archivo Excel: Una vez exportado, guarda el archivo Excel en tu dispositivo.
Acceder al facturador: Selecciona la empresa correspondiente.
Importar los clientes:
- En el facturador, ve a la pestaña Articulos.
- En la parte derecha, selecciona Importar.
Confirmar la importación: Se te mostrará un resumen de los clientes a importar. Si todo está correcto, puedes proceder a hacer clic en Importar para cargar los clientes masivamente.

Pasos para crear artículos de uno en uno

Acceder a Central eFactura y elegimos Facturador.
Seleccionar la Empresa y Ejercicio.
Acceder a la pestaña Artículos.
Pulsar Nuevo Artículo: Haz clic en el botón Nuevo Artículo para comenzar la creación.
Completar los siguientes campos:
- Código (opcional): Identificador único del artículo.
- Descripción: Nombre o descripción del artículo.
- Unidad de medida: Definir si se vende por unidad, peso, volumen, etc.
- Precio unitario: Precio base del artículo.
- Descuento aplicado (si aplica): Indicar si tiene un descuento predefinido.
- Tipo de IVA aplicable: Seleccionar el tipo de impuesto que aplica.
- Avanzado: Configuración adicional si es necesario.
  - Régimen fiscal: Asignar el régimen fiscal del artículo.
  - Operación: Especificar el tipo de operación asociada.
Guardar: Una vez completada la información, pulsa Guardar para finalizar la creación del artículo.

Pasos para crear artículos con plantilla
1. Acceder a Central eFactura y elegimos Facturador.
2. Seleccionar la Empresa y Ejercicio:
3. Desde la pestaña Artículos del Facturador, descargar la plantilla de Excel.
- Rellenar la plantilla con los datos de los artículos.
- Subir la plantilla al Facturador, lo que generará los artículos automáticamente.
Si utilizamos el ERP Sage, también podemos descargarlos directamente desde Ubyquo y luego importarlos al Facturador.

Creación de Albaránes

Dado que la ley antifraude no permite modificar facturas una vez emitidas, trabajaremos primero con albaranes. Mientras el albarán no esté facturado, se podrá modificar.

Acceder a Central eFactura y elegimos Facturador.
Seleccionar la Empresa y Ejercicio.
- Dentro del apartado eFactura, elige la empresa y el ejercicio correspondiente.
- Asegúrate de que los clientes y artículos estén creados antes de generar un albarán.
- Crear Clientes y Crear Artículos.
Acceder a la pestaña Albaranes.
- Dirígete a la pestaña Albaranes en el Facturador.
- Pulsa en Nuevo albarán.
- Elige Estandar o Simplificado.
Rellenar la información del Albarán.
- Seleccionar un cliente desde el desplegable (se rellenará automáticamente su información).
- Serie y fecha de creación (la serie es opcional y la fecha por defecto es la actual).
Añadir líneas de artículos.
- Pulsar el botón "Añadir" para incluir artículos en el albarán.
- Seleccionar el artículo desde el desplegable.
- Rellenar la cantidad de unidades.
- Rellenar %descuento si es necesario.
- Especificar tipo de IVA.
- Avanzado.
  - Régimen fiscal.
  - Operación
- Pulsar "Guardar"
- Repetir este proceso para añadir más artículos.
Otros importes (opcional)
- En la sección "Otros importes", puedes añadir cargos adicionales.
- Seleccionar el tipo de importe y configurarlo según sea necesario.
Forma de pago.
- Añadir la forma de pago: Por defecto, el configurado en la empresa.
Información adicional.
- Texto legal: Elegir la plantilla adecuada.
- Comentario: Opcionalmente, podemos añadir un comentario.
- Nº Referencia: Opcionalmente, podemos añadir una referencia.
Revisión y desglose del albarán
- Se mostrará un desglose total del albarán, separando los importes con y sin retención.
Guardar el albarán
- Pulsar "Guardar" para volver al listado de albaranes.
- Pulsar "Guardar y crear otro" para generar un nuevo albarán de inmediato.
Verificación.
- Al regresar a la ventana de Albaranes, podrás ver el albarán recién creado con toda su información.
- Para ver el albarán en formato PDF, seleccionamos el albarán y desde el icono podremos verlo.

Mientras el albarán no esté facturado, se podrá modificar.

Listos para Facturar

Una vez completados todos los pasos previos (con un albarán creado), ya se podrá comenzar a emitir facturas de forma electrónica con el módulo Central eFactura.

Las facturas emitidas no pueden modificarse una vez generadas, solo se pueden rectificar.

Enviar el albarán al cliente

Acceder a Central eFactura y elegimos Facturador.
Seleccionar la Empresa y Ejercicio.
Ir a la pestaña Albaranes.
Pulsar el icono de email para enviar el albarán al cliente.
El sistema generará automáticamente un correo electrónico con la plantilla configurada.
El cliente recibirá el email con el albarán en PDF adjunto.

Facturar el albarán cuando el cliente lo apruebe

En la lista de Albaranes, seleccionar el albarán a facturar.
Pulsar los tres puntos de la derecha.
Se abrirá un desplegable:
- Ver
- Editar
- Eliminar
- Facturar
- Duplicar
- Regenerar PDF
- Confirmar el albarán a facturar.
Elegiremos la opción Facturar.
- Elegir la fecha de la factura.
- Configurar el número de factura (el sistema propondrá el siguiente número correlativo).
Pulsar Facturar.
Aceptar.

Consultar la factura emitida

Ir a la pestaña Facturas Emitidas.
La factura aparecerá en la lista y se podrá descargar el PDF pulsando el icono correspondiente.
Para enviársela al cliente, pulsar el icono de email, igual que con el albarán.

Facturas rectificativas en caso de disputa

Si el cliente abre una disputa, se podrá generar una factura rectificativa.
En la factura emitida, pulsar los tres puntos y en el desplegable elegir Rectificativa.
El sistema generará un nuevo albarán que, al facturarse, creará automáticamente la factura rectificativa.

Importante: Si la asesoría trabaja con Ubyquo, no es necesario enviar las facturas manualmente, ya que estas se reciben y procesan automáticamente a través de la plataforma.